1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist: Robin von Malottki [Dummy: Büchsenschinken 12b] [Dummy: 21465 Reinbek] E-Mail: hallo@dashtalk.eu

Für Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter datenschutz@dashtalk.eu.

2. Hosting und Server-Logs

Diese Website wird bei Google Cloud (Google Cloud EMEA Ltd., Dublin) in der EU betrieben: die Anwendung in der Region Belgien (europe-west1), Datenbank, Dateiablage und Datenauswertung in Frankfurt (europe-west3) bzw. am Standort EU. Beim Aufruf der Seite werden technisch notwendige Daten in Server-Logs verarbeitet, zum Beispiel IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite und Browserangaben. Die Logs werden in der Regel nach 30 Tagen gelöscht.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Mit Google besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

3. Konto, Anmeldung und Daten in Dashtalk

Für Ihr Konto speichern wir Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen (falls angegeben), Ihre Rollen und Gruppen in Arbeitsbereichen sowie Anmeldesitzungen. Zur Anmeldung senden wir Ihnen einen Link per E-Mail, der 15 Minuten gültig ist und nur einmal funktioniert. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Dateien, die Sie hochladen oder verbinden, legen wir zunächst in einer Dateiablage in Frankfurt ab (Originale werden nach 7 Tagen gelöscht) und speichern die Tabellen in einem eigenen Datenbereich je Arbeitsbereich bei Google BigQuery am Standort EU. Dashboards, Gesprächsverläufe mit dem Analysten und Einstellungen speichern wir in unserer Datenbank in Frankfurt. Für diese Inhalte ist der Kunde verantwortlich, dem der Arbeitsbereich gehört; wir verarbeiten sie in seinem Auftrag (Art. 28 DSGVO).

Dashtalk speichert jede Änderung eines Dashboards als Version: die Bauanleitung (Bausteine, Abfragen, Titel), wer sie wann gespeichert hat und was sich geändert hat, aber keine Ergebnisse aus Ihren Daten. Wir bewahren die letzten 50 Versionen eines Dashboards auf, ältere 90 Tage lang, freigegebene Versionen 12 Monate. Gelöschte Dashboards liegen 30 Tage im Papierkorb und werden danach mit allen Versionen endgültig gelöscht.

Über „Hilfe“ gesendete Meldungen speichern wir mit Ihrem Text, Ihrem Konto und, wenn Sie es wählen, der aufgerufenen Seite ohne Filter- oder Datenwerte, um Ihr Anliegen zu bearbeiten, und löschen sie nach 12 Monaten. Ihre Daten können Sie unter „Ihr Konto“ selbst exportieren oder Ihr Konto löschen.

4. KI-Analyst (Claude)

Wenn Sie ein Dashboard per Chat erstellen oder ändern, senden wir Ihre Nachricht, die Namen und Typen der Spalten Ihrer Tabellen, einige Beispielzeilen und zusammengefasste Ergebnisse an das KI-Modell Claude. Anbieter ist derzeit Anthropic PBC, San Francisco (USA); die Übermittlung erfolgt auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung mit Standardvertragsklauseln. Anthropic verwendet diese Daten nach seinen Vertragsbedingungen nicht zum Training seiner Modelle.

Die Antwort des Modells ist nur eine Bauanleitung; Dashtalk prüft sie und berechnet alle Zahlen selbst in Ihrem Datenbereich. Zeilenrechte setzt Dashtalk unabhängig vom Modell durch.

5. Verbundene Datenquellen (Google, Microsoft)

Wenn Sie eine Google-Tabelle verbinden, ruft Dashtalk mit Ihrer Erlaubnis nur die von Ihnen ausgewählte Datei bei Google ab. Wo Google diese Datei speichert, richtet sich nach Ihrem Vertrag mit Google. Die Erlaubnis können Sie in Dashtalk oder in Ihrem Google-Konto jederzeit widerrufen.

Wenn Sie eine Datei aus Microsoft OneDrive oder SharePoint verbinden, melden Sie sich bei Microsoft (Microsoft Ireland Operations Ltd., Dublin) an. Dashtalk ruft mit Ihrer Erlaubnis nur die von Ihnen ausgewählte Datei ab. Wo Microsoft diese Datei speichert, richtet sich nach Ihrem Vertrag mit Microsoft. Die Erlaubnis können Sie in Dashtalk oder in Ihrem Microsoft-Konto jederzeit widerrufen.

Die Zugangsschlüssel zu Google oder Microsoft speichern wir verschlüsselt und löschen sie, wenn Sie die Verbindung trennen. Öffentliche Daten (zum Beispiel Kurse der Europäischen Zentralbank) ruft Dashtalk ohne Bezug zu Ihrer Person ab.

6. Warteliste

Wenn Sie sich in die Warteliste eintragen, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse sowie den Zeitpunkt Ihrer Einwilligung und Bestätigung. Zweck ist, Sie über den Start von Dashtalk zu informieren.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Wir nutzen das Double-Opt-in-Verfahren: Ihre Eintragung gilt erst, nachdem Sie den Link in der Bestätigungs-E-Mail angeklickt haben. Diese Bestätigung wird als Nachweis gespeichert.

Wir speichern Ihre Daten, bis Sie Ihre Einwilligung widerrufen oder die Warteliste nicht mehr benötigt wird. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, zum Beispiel per E-Mail an die oben genannte Adresse.

Nach Ihrer Bestätigung speichern wir Ihre E-Mail-Adresse und die Zeitpunkte von Eintragung und Bestätigung zusätzlich in unserer Datenbank in Frankfurt, um die Warteliste zu verwalten. Wir löschen diesen Eintrag, wenn Sie sich abmelden (spätestens am folgenden Tag), sonst 12 Monate nach Ihrer Bestätigung, wenn bis dahin nichts weiter geschehen ist, 3 Monate nach einer Absage und 30 Tage nach Einrichtung eines Testzugangs. Für einen Testzugang gelten danach die Regeln zu Ihrem Konto (Abschnitt 3).

7. Anmeldung über geteilte Links

Wenn Sie über einen geteilten Link einen Anmelde-Link anfordern, legen wir ein Konto mit Ihrer E-Mail-Adresse an und senden Ihnen den Anmelde-Link. Bestätigen Sie die Adresse nicht durch eine Anmeldung und gehört das Konto keinem Arbeitsbereich an, löschen wir es nach 7 Tagen.

8. Nutzungsstatistik in Arbeitsbereichen

Wenn Sie in Dashtalk ein Dashboard öffnen, zählen wir diesen Aufruf für die Verwaltung des Arbeitsbereichs, zu dem das Dashboard gehört. Gespeichert werden der Arbeitsbereich, das Dashboard, der Zeitpunkt, ob Sie zum Team oder zu den Betrachtern gehören, Ihre Gruppen im Arbeitsbereich und ein Pseudonym statt Ihres Namens oder Ihrer E-Mail-Adresse. Welche Filter Sie wählen und welche Daten Sie sehen, speichern wir nicht. Öffnen Sie dasselbe Dashboard innerhalb von 30 Minuten erneut, zählt das nicht noch einmal.

Zweck ist, dass die Administratoren Ihres Arbeitsbereichs sehen, welche Dashboards genutzt werden, was sie kosten und welche Zugänge nicht mehr gebraucht werden. Administratoren sehen Zahlen je Dashboard, Gruppe und Zeitraum, und zwar erst ab fünf Personen, sowie je Person nur, ob sie in den letzten 30 Tagen aktiv war. Diese Zahlen zählen nur abgeschlossene Tage (Aufrufe von heute erscheinen erst morgen), Aufrufzahlen werden auf Fünfer gerundet, und eine Aufteilung nach Gruppen oder Wochen wird nur gezeigt, wenn sich daraus nicht die Aufrufe von weniger als fünf Personen ausrechnen lassen. Eine Auswertung, wer welches Dashboard wann geöffnet hat, ist ausgeschaltet. Ein Administrator kann sie nur mit dem Hinweis einschalten, dass eine Betriebsvereinbarung besteht oder die Beschäftigten informiert sind; sie zeigt dann nur Aufrufe ab dem Einschalten, und das Einschalten wird protokolliert.

Die einzelnen Aufrufe löschen wir nach 30 Tagen. Danach bleiben nur Tageszahlen: die Anzahl der Aufrufe und der verschiedenen Personen je Dashboard und, ab fünf Personen, je Gruppe. Hat an einem Tag nur eine kleine Zahl von Personen ein Dashboard geöffnet, kann sich die Tageszahl dieses Dashboards auf diese Personen beziehen; angezeigt wird sie nicht. Die Tageszahlen löschen wir nach 13 Monaten.

Zur Verbesserung von Dashtalk speichern wir außerdem, wie Dashboards gebaut und geändert werden (zum Beispiel „Kreisdiagramm in Balken geändert“), ohne Personen, Texte, Spaltennamen oder Datenwerte; Auswertungen über Arbeitsbereiche hinweg gibt es erst ab fünf Arbeitsbereichen, nach 180 Tagen bleiben nur Wochensummen, und Administratoren können das in der Verwaltung abschalten.

Für Arbeitsbereiche unserer Kunden verarbeiten wir diese Daten im Auftrag des jeweiligen Kunden (Art. 28 DSGVO); verantwortlich ist der Kunde. Rechtsgrundlage auf Kundenseite ist in der Regel das berechtigte Interesse an einem wirtschaftlichen und sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) bzw. die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses (§ 26 BDSG) und gegebenenfalls eine Betriebsvereinbarung.

9. Änderungsprotokoll und Rückmeldungen

Änderungen an der Verwaltung eines Arbeitsbereichs (zum Beispiel Einladungen, Rollen, Gruppen, Rechte und Freigaben) protokollieren wir mit Zeitpunkt, der E-Mail-Adresse der handelnden Person und den betroffenen Personen oder Gruppen, damit Administratoren Änderungen nachvollziehen können. Aufrufe über die Schnittstelle für das eigene Claude protokollieren wir ohne Inhalt. Diese Protokolle löschen wir nach 24 Monaten, die Nutzung geteilter Links nach 90 Tagen.

Rückmeldungen zur Darstellung eines Dashboards („Darstellung melden“) speichern wir mit Ihrem Text und der Beschreibung des Dashboards (ohne Datenzeilen), um die Gestaltung von Dashtalk zu verbessern, und löschen sie nach 12 Monaten.

Wird Ihr Konto gelöscht, ersetzen wir Ihre E-Mail-Adresse in den Protokollen durch ein Kürzel („Gelöschtes Konto“ mit einer Kennzahl), das sich nicht auf Sie zurückführen lässt. Ihre Rückmeldungen werden mit dem Konto gelöscht.

10. E-Mail (Brevo, mailbox.org)

Für die Verwaltung der Warteliste und den Versand der E-Mails von Dashtalk (zum Beispiel Anmeldelinks und Einladungen) nutzen wir Brevo ([Anschrift laut Brevo-Impressum prüfen]). Brevo verarbeitet Ihre E-Mail-Adresse in unserem Auftrag. Mit Brevo besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Brevo.

E-Mails, die Sie an Adressen unter dashtalk.eu schreiben, empfangen und speichern wir bei mailbox.org (Heinlein Hosting GmbH, Berlin) auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung.

11. Übermittlung in Drittländer

Die genannten Dienstleister gehören zu Unternehmen, die auch in Drittländern wie den USA tätig sind. Soweit Daten dorthin übermittelt werden, geschieht dies auf Grundlage von Standardvertragsklauseln der EU-Kommission oder des EU-US Data Privacy Framework.

12. Cookies und Tracking

Diese Website setzt keine Cookies zu Analyse- oder Werbezwecken und verwendet keine Tracking-Dienste. Die verwendete Schriftart wird von unserem eigenen Server ausgeliefert.

13. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit sowie das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen. Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit widerrufen. Wenden Sie sich dazu an datenschutz@dashtalk.eu.

14. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist: Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (HmbBfDI), Hamburg.